文档管理系统,一般是通过建立统一的标准体系，规范了整个文档管理，其中包含对各业务系统的文件规范管理，搭建较为完整的文档资源信息平台并达到共享服务；支持文档管理，并且在整个过程中做到信息化处理，其中包括：信息采集、文件移交接收、归整存档、发布、借阅和编研等等，将业务管理模式转换的同时提供了服务化管理模式，并且以服务化模式为业务管理基础，而业务流和数据流都是在以服务为模型的系统平台之上建立的。
而文档属于每个企业智力资产最重要部分之一。在企业管理中，档案大都以电子文档的形式进行储存，例如微软office的doc格式文档，xls格式文档，ppt格式文档，pdf格式文档等；从文档的内容上看，可能是公司内部的商务合同、会议的详细记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等。这些类型的电子文档，可能是过程中记录性质的，或者是公司要正式发布的文档，它可能处在编写阶段，或者是已经被归档而且不能再修改的。但是随着商业信息化进程，文档应用管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的环节中，经常会遇到下面这些问题：如大量的储存文档，文档进行管理困难；查找文档缓慢，工作效率低下；文档版本较多管理较为混乱；对文档安全性可靠性缺乏保障；各种文档间无法有效协作共享等。所以电子文档管理系统软件就在这样的背景下应运而生，也就造就了文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。
二、电子文档管理系统的基本功能特点
（一）电子文档管理
集中存储：为企业、事业单位建立大量文档集中存储的平台，实现文档的共享和统一。
文档排序：支持对文档的大小、标题、上传人、创建日期及修改日期等属性进行排序。
目录结构：支持树形目录结构，可无限量的创建文件夹和子文件夹。也可根据需求自定义目录排序。并且组织内部所有成员可查看文件并且共享文件。
全文搜索：全文搜索及高级搜索引擎可以为企事业单位快速从资料中查找所需文件。
显示模式：支持两种显示模式，列表模式和缩略图模式。
（二）文档安全控制
权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，实现文档安全共享。
存储加密：文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。
登录IP限制：在组织结构中，软件可以给用户设定登录IP，并且支持多个IP和IP段，以便于能够保障用户账号安全。
（三）协同办公
模板管理：支持在系统中创建大量Office模板文件，授权给用户使用。用户在新建文档时，可调用授权的模板。系统自动统一规则命名为文档，并且把文件名实现标准化管理。
文档借阅：软件支持将个人文档和公共文档进行借阅管理，借出过程中可以控制用户访问权限。被借阅的用户将会收到系统发送的即时消息。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。
文档评论：系统支持对文档发表评论意见。
（四）多媒体/CAD/纸质/PDF多格式管理
多媒体查看器：除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览图片、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、bmp、psd、ai、tif、mp3、wav、wma、flv、mpg、avi、wmv、mp4等。
CAD图纸管理：为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。
（五）集成
Office无缝集成：与Office无缝集成系统操作与本地操作无异，无需改变任何习惯，即可快速上手熟练使用系统，可多人协同编辑文档，多版本管理，提高工作效率。
LDAP集成：实现LDAP/AD统一认证与授权；支持LDAP用户的批量导入及更新，很方便地统一集中管理与维护帐号信息，减轻企业内部IT管理的混乱局面，大大增强内部据安全。
电子邮件集成：与电子邮件集成，可直接在系统内部发送文档至指定电子邮箱。
扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找纸质文档所花费的时间，降低纸质文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。
（六）软件人员管理
组织结构：在组织结构中可以根据公司实际需求创建对应的部门和人员，同时支持批量导入用户、岗位，可以为用户设置岗位及角色等。
岗位角色：提供系统管理员、用户管理员和流程管理员三种角色，可在组织结构中根据公司实际需求为用户定制岗位和角色，通过角色和岗位的应用，授权用户进行相应的操作。
（七）模块定制
系统定制：用户可以自定义系统LOGO、限制个人文档空间大小、根据企业内部需要自行设定文档最大版本数及是否开启PDFWeb阅读，让系统更符合企业内部管理及应用需求。
系统皮肤：系统提供了简约灰色、活力绿色、淡雅蓝色、浪漫玫红、高雅紫色和经典蓝色六种不同风格皮肤供用户自由选择，让每个用户在享受快乐工作的同时，可自行改变系统面孔。
同步助手：无需登录系统进行繁琐的手动操作，自行设定同步时间间隔，随时拉取系统内部文件资源至本地计算机。
三、通过应用电子文档管理系统软件所产生的优势
（一）数据的资产保护
在服务器管理模式下，访问加密文档必须要通过软件的身份认证。因此，无论是内部员工通过电子邮件、移动存储设备或即时通讯工具把加密文档外传，还是由于是因为计算机失窃，都能够保证加密文档无法正常阅读。
（二）防止数据泄密
能够有效防止用户主动或被动的泄漏机密数据，用户无法通过拷贝、内存窃取、打印等方式外泄这些加密文档的内容，即使是利用黑客也无法把加密文档的内容进行窃取。
（三）文档的访问管理用户只可以访问只属于本人的加密文档，并且根据管理员配置，需要管理员对加密文档的指定操作进行审批才能进行访问。
（四）灵活简便、容易操作
用户使用习惯和业务操作流程不用改变，根据对软件的实际应用需求，可进行系统化配置，支持共享加密文档、对文档进行解密以及带出功能，并且同时允许设置管理员对文档进行审批，规范了文档的管理模式，降低了对文档管理的成本。
（五）事件可以进行追踪
在全面的系统管理下，以及对数据文档操作事件进行审计，如果系统发生了事件均可追溯相关责任人。
（六）无需人员值守，管理成本较低
提供基于WEB的管理方法，管理人员可以通过浏览器对系统进行管理。并且用户与计算机设备进行绑定，并且使用USB-KEY身份认证技术，以防发生违规操作和泄密事故。
随着现在各个公司内部秘密文件的增多，人们更多地关注于系统软件的安全性，所以现在的电子文档管理系统软件的安全性逐步提高，市面上最著名的电子文档管理系统是Secdocx文档安全保护系统、TeamDoc文档管理系统、易度文档管理系统等，例如secdocx数据安全保护系统软件，主要把数据文件全面安全策略、强制访问的控制与加解密技术进行有机的结合，并把这一要点作为主体设计思想，对信息媒介上的各种不同数据资产，按照安全等级实施不同的控制，比较有效的杜绝窃取事件和机密信息数据泄漏。
不同的管理系统的可以解决的问题也不同，如TeamDoc可以解决：一是文档安全集中存储，二是文档共享，三是版本追踪，四是在线协同编辑，五是快速索引：内置强大导航索引栏，支持海量文档快速定位。
人们会根据每个电子文档管理软件系统的特点选取自己所需，如使用易度档案管理系统，可全方位的管理电子档案资料，从电子档案文件的收集、整理、入库、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。所以易度档案管理系统才能广泛应用于以下行业：国家政府机关、能源部门（电力、石油石化、煤炭）、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、建设行业、图书馆、金融保险、档案馆以及中大型企业等。
四、企业需求
根据调研的多个企业管理人员讲述，相对于电子文档管理系统的软件，他们需求更多的是以下几个方面：一是查询简单、容易操作，二是快速归档、节约时间，三是售后维护及时，四是保证文档中数据的安全性。
但是多数企业最重视的还是数据的安全保护，主要是涉及企事业的各种敏感的文档，其中包括营销方案、财务报表、设计文档、设计图纸源代码等涉及企事业商业秘密的电子文档，因此市面上能够立足的电子文档管理大部分的软件都能做到保护数据的安全性。
通过此次调研了解了多个品牌电子文档管理软件，例如Secdocx文档安全保护系统、TeamDoc文档管理系统、易度文档管理系统等，每个电子文档软件都有自己的特性，每个企业会根据软件的特性和自身情况进行选择。同时也了解到企业对电子文档管理软件的需求，从而明确了在今后的发展的朝向。虽然说部分的企业对电子文档的了解比较笼统，但是趋于软件的操作简单、并且灵活，以及高效率性，管理阶层的人们应用的还算比较得心应手，而且文档的安全性较高，保密的性能比较好，比较受到多数企业的支持，从而促进了电子文档管理系统在今后的持续应用，奠定了电子文档管理系统软件的稳定发展。
第一章 文档管理软件概述
第一节 文件管理软件界定
第二节 文件管理软件分类
第三节 文档管理软件特征
第二章 全球文档管理软件行业发展状况分析
第一节 全球行业发展概况
一、全球行业发展现状
二、行业组织结构分析
三、行业人才结构分析
四、技术市场分析
第二节 2013-2014年行业发展状况分析
第三节 全球文档管理软件行业主要国家分析
一、美国
二、欧盟
三、日本
四、印度
五、其他
第三章 我国文档管理软件行业发展情况概况分析
第一节 行业发展情况概况
一、国软件运行情况
二、行业市场规模分析
三、行业区域集中度状况
四、产业存在的问题
第二节 行业现状分析
一、档管理软件行业蕴藏着巨大的市场
二、我国与国际文档管理软件行业差距分析
三、我国影像文档管理软件行业发展现状分析
四、行业技术发展现状分析
第三节 行业发展趋势分析
一、市场发展空间分析
二、行业市场与个人用户市场双管齐下
三、文档管理市场IT厂商的又一座金矿
四、行业技术发展趋势分析
第四节 2015-2020年文档管理软件行业市场预测
第四章 文档管理软件行业发展环境分析
第一节 市场竞争更加激烈内资企业生存与发展面临严峻挑战
第二节 多种所有制企业共同发展的局面已形成
第三节 行业实力增强具有较好的发展基础
第四节 电子行业的快速发展为文档管理软件行业提供了市场空间
第五节 国家重点工程建设项目的实施将促进文档管理软件工业发展
第六节 国内外行业发展环境对比分析
第五章 文档管理软件市场供需分析
第一节 市场需求状况分析
一、管理市场显现需求高潮
二、文件管理软件质量需求分析
三、产品需求环境分析
第二节 计算机市场状况
一、2014年全球个人电脑市场分析
二、2014年全球笔记本电脑市场分析
三、2013-2014年我国计算机市场分析
四、2015-2020年全球个人电脑发货量预测
五、未来计算机发展趋势
第三节 未来五年市场需求趋势预测
第四节 市场部分行业运用现状及趋势分析
一、金融行业
二、电信行业
三、交通行业
四、能源行业
第六章 主要文档管理软件产品市场分析
第一节 产品发展状况分析
一、产品标准与规范分析
二、文档管理防止企业内部泄密
1、内网安全需求明显
2、前沿填补行业空白
3、真正的全程监控
4、成绩斐然 任重道远
第二节 部分主要产品分析
一、PaperPort
二、Kass
三、ETKnowbot
四、Winnote
五、AutoCAD
第七章 销售渠道分析
第一节 传统销售渠道及其挑战与变革
第二节 销售渠道成本核算
第三节 产品销售渠道发展分析
一、行业销售发展回顾
二、如何有效的选择销售渠道
三、整体软件行业发展趋势分析
第四节 典型商家渠道模式分析
一、北京文通信息技术有限公司
二、IBM公司
三、上海群萃软件有限公司
四、北京佳软信息技术有限公司
五、中国协同软件网
第八章 文档管理软件行业竞争情况分析
第一节 行业竞争的主要影响因素
一、相关国家产业政策的影响
二、WTO对我国文档管理软件行业竞争的影响
三、软件税收优惠政策分析
第二节 行业竞争概况
一、我国文档管理软件行业竞争环境分析
二、2014年全球软件并购潮席涌中国
三、2014年中国企业级文档管理软件市场竞争情况分析
四、006年外资渗透中国软件业又添新样本
第三节 正版与盗版竞争情况分析
一、《关于推进企业使用正版软件工作的实施方案》出台影响
二、2014年全球软件业因盗版而遭受的损失情况分析
二、2014年我国文档管理软件盗版率分析
三、国家9部委将联合从企业入手打击盗版软件
四、软件正版化影响企业竞争力
第九章 主要软件产业地区分析
第一节 我国软件园区发展现状
第二节 北京软件产业基地
第三节 上海软件产业基地
第四节 大连软件产业基地
第五节 广州软件产业基地
第六节 珠海软件产业基地
第十章 国内外主要企业分析（排名不分先后）
第一节 赛门铁克
第二节 Sybase
第三节 IBM
第四节 北京佳软信息技术有限公司
第五节 联想集团有限公司
第六节 Microsoft
第七节 金山软件股份有限公司
第八节 用友公司
第九节 科利华公司
第十节 方正科技集团股份有限公司
第十一章 行业竞争策略分析
第一节 强强联合提升竞争力
第二节 文档管理软件销售策略
第三节 中小企业文档管理软件价格竞争策略
第四节 提升国产文档管理软件的竞争力对策
第五节 国际化发展策略分析
第十二章 行业投资及其策略分析
第一节 行业投资机会分析
一、规模发展及投资需求分析
二、总体经济效益判断
三、与产业政策调整相关投资机会分析
第二节 行业投资风险分析
一、市场竞争风险分析
二、行业政策风险分析
三、外资进入现状及对未来市场威胁
第三节 行业投资对策分析
一、从产业链整体考虑项目融资
二、从产业链三个环节 考虑项目融资
三、多种形式项目融资
四、本国筹资重要性
五、有效吸引私人投资
六、政府的政策支持
图表详见正文••••••
